هر شخص حقیقی یا حقوقی که قصد واردات کالا از خارج کشور را دارد، باید در اولین گام، با دریافت پیش‌فاکتور (Proforma Invoice) از فروشنده خارجی، اقدام به ثبت سفارش کالا نماید.
ثبت سفارش یکی از مراحل ابتدایی اما حیاتی در فرآیند واردات است که نشان‌دهنده موافقت اولیه دولت با ورود کالا به کشور محسوب می‌شود.
پیش از انجام این مرحله، واردکننده باید مجوز ثبت سفارش از سازمان توسعه تجارت ایران دریافت کند.
شرکت ترخیص کالا آرکان اسکو، با سال‌ها تجربه در امور بازرگانی و گمرکی می‌تواند در کلیه مراحل ثبت سفارش، اخذ مجوزها و ترخیص کالا از گمرک همراه و راهنمای شما باشد.
مجوز ثبت سفارش چیست؟
مجوز ثبت سفارش کالا سندی رسمی است که شامل اطلاعات زیر می‌شود:
نام و مشخصات متقاضی
شماره هشت‌رقمی ثبت سفارش
شماره نه‌رقمی پرونده
شماره و تاریخ پیش‌فاکتور
تاریخ و مدت اعتبار ثبت سفارش
این مجوز به‌منزله اجازه ورود کالا به کشور است و باید پیش از ورود کالا به گمرک صادر شود.
همچنین، واردکنندگان باید به مدت اعتبار مجوز توجه ویژه‌ای داشته باشند تا در زمان‌بندی حمل و پرداخت وجه کالا دچار مشکل نشوند.
پیش‌فاکتور (Proforma Invoice) چیست؟
پیش‌فاکتور سندی است که پیش از ارسال کالا از سوی فروشنده خارجی صادر می‌شود و مبنای ثبت سفارش قرار می‌گیرد.
در این سند اطلاعاتی مانند موارد زیر درج می‌شود:
نام و نوع کالا
مقدار، وزن و نوع بسته‌بندی
نوع ارز معامله
مشخصات فروشنده و خریدار
شرایط حمل (اینکوترمز)
گمرک مبدأ و مقصد
تاریخ صدور و مدت اعتبار
نکات مهم پیش از ثبت سفارش
پیش از ثبت سفارش، واردکننده باید به چند نکته کلیدی توجه کند:
آیا کالا مجاز به واردات است یا در فهرست کالاهای ممنوعه قرار دارد؟
آیا کالا مشمول استاندارد اجباری می‌شود؟
چه مجوزهایی از سازمان‌های ذی‌ربط (مثل استاندارد، بهداشت یا وزارت صمت) لازم است؟
در گذشته، ثبت سفارش به‌صورت حضوری و دستی انجام می‌شد، اما امروزه این فرآیند از طریق سامانه جامع تجارت ایران (www.ntsw.ir) به‌صورت کاملاً اینترنتی و بدون محدودیت زمانی انجام می‌شود.
نقش ثبت سفارش در فرآیند واردات
ثبت سفارش ابزاری نظارتی در اختیار دولت است تا از ورود کالاها طبق مقررات و نیازهای تجاری کشور اطمینان حاصل کند.
این فرآیند به سازمان توسعه تجارت کمک می‌کند تا بر میزان واردات، نوع کالاها و نحوه تخصیص ارز نظارت داشته باشد.
اطلاعات لازم برای ثبت سفارش در سامانه جامع تجارت
در هنگام ثبت سفارش در سامانه جامع تجارت، اطلاعات زیر باید تکمیل شود:
مشخصات کامل پیش‌فاکتور
جزئیات کالا شامل وزن، مقدار، بسته‌بندی و کد تعرفه گمرکی (HS Code)
شماره ثبت سفارش هشت‌رقمی
نوع ارز مورد استفاده
اطلاعات مربوط به حمل کالا
مرز ورودی و گمرک مقصد
پرداخت کارمزد ثبت سفارش
مراحل ثبت سفارش کالا
1. بررسی تعرفه و مجوزهای مورد نیاز برای کالای وارداتی
2. دریافت پیش‌فاکتور از فروشنده خارجی
3. ثبت‌نام و ورود به سامانه جامع تجارت
4. تکمیل فرم ثبت سفارش و بارگذاری مدارک لازم
5. ثبت سفارش در بانک عامل (در صورت پرداخت ارزی)
6. تأیید استعلام بانکی و انجام اصلاحات احتمالی
7. اخذ مجوزهای لازم از سازمان‌های ذی‌ربط
8. دریافت بیمه‌نامه حمل کالا
مدارک لازم برای ثبت سفارش کالا
برای ثبت سفارش کالا، ارائه مدارک زیر الزامی است:
اصل و کپی پیش‌فاکتور (Proforma Invoice)
کارت بازرگانی معتبر به نام واردکننده
کد ۱۰ رقمی فیدا (FIDA) برای استعلام فروشنده
شماره استاندارد اجباری (در صورت نیاز)
مجوزهای لازم از سازمان بهداشت، استاندارد و سایر مراجع
کاتالوگ یا بروشور معرفی کالا
اوراق امضاشده متقاضی در فرم ثبت سفارش
روش‌های پرداخت در ثبت سفارش کالا
روش‌های پرداخت در فرآیند واردات همواره در حال تغییر و به‌روزرسانی است.
به‌طور کلی، پرداخت‌ها به دو روش انجام می‌شود:
۱. پرداخت از طریق ارز بانکی
شامل روش‌های مختلفی مانند:
نقدی (Cash)
مدت‌دار (Usance)
برات وصولی (Collection)
حواله بانکی (Wire Transfer)
۲. پرداخت از طریق ارز غیربانکی
در این حالت، واردکننده می‌تواند از روش‌هایی مانند:
بدون انتقال ارز
تهاتر کالا
واردات در مقابل صادرات خود یا دیگران
استفاده از ارز خارجی خود یا دیگران
استفاده کند.
با توجه به تغییرات مستمر در سیاست‌های ارزی و تجاری کشور، ممکن است در آینده روش‌های جدید پرداخت ثبت سفارش نیز از سوی بانک مرکزی اعلام شود.
جمع‌بندی
ثبت سفارش کالا اولین و مهم‌ترین گام در فرآیند واردات به کشور است و بدون آن امکان ترخیص کالا از گمرک وجود ندارد.
توجه به جزئیات فنی، مدارک مورد نیاز و اعتبار مجوز ثبت سفارش از بروز تأخیر و مشکلات حقوقی جلوگیری می‌کند.
اگر در مسیر واردات کالا با چالش‌های اداری یا گمرکی روبه‌رو هستید، شرکت ترخیص کالا آرکان اسکو آماده است تا با تیمی متخصص، تمامی مراحل ثبت سفارش، اخذ مجوزها و ترخیص کالا از گمرک را برای شما انجام دهد.